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根據《公司條例》(第622章)附表11第118(5)條，就原有公司的屬自然人的公司秘書而言，在第650條的生效日期當日及之後，該公司的註冊辦事處地址須視為該公司秘書的通訊地址。
2023年7月31日 · 公司秘書被非香港居民委任為公司董事是合法的，如屬自然人，公司秘書須通常居於香港；如屬法人團體，則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。 每間私人有限公司最少須有一名董事為自然人及一名公司秘書。
一間私人公司必須有一名公司秘書及最少一名屬自然人(即個人)的董事，公司秘書職位不得同時由公司的唯一董事兼任。 只有一名董事的私人公司不得委任一個以該董事為唯一董事的法人團體作為公司秘書。
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自然人：必須為年滿18歲的香港永久居民. 自己能同時擔任公司董事及出任公司秘書嗎？ 這是一個最常被問到的問題，答案是需要視乎董事的數目。 因為自然人擔任公司秘書一職只需要符合年滿18歲的要求， 但當一家有限公司只有一個董事時，該董事不能同時擔任公司秘書 。 即如公司有兩名式以上董事時，董事是可以同是擔任公司秘書。 但公司秘書一職並非你不做那就我做，簡單掛名擔任的職務，公司秘書一職是作為公司與政府交流及接洽的角色，需要熟悉法規作為規管公司的角色，能確保公司在符合法規的下經營，亦要避免公司及管理層違反法規令公司須負上法律責任。 法例要求成立有限公司及上市公市必須具備一名公司秘書，公司秘書是作為良好的公司管治的重要的一環。
- 公司秘書簡介
- 公司秘書常見職務
- 有關公司秘書的相關文件
根據《公司條例》（第622章），所有在香港註冊的有限公司，均需要有至少一名公司秘書，亦可由自然人以外的法人團體（如秘書公司、會計師樓）出任，若以自然人出任，則只須向公司註冊處處長申報其通訊地址而不須申報通常住址。 作為企業公司的法定職位，公司秘書具有信義義務，對董事會的流程申報、公司的合法合規、與股東溝通等多方面作出輔助管治，視為協調公司多個部門的高級行政人員，協助公司實施優良政策。 如果公司不按條例規定委任或聘請公司秘書，違者最高可被罰款$100,000港元，若情況持續，可按日數另以每日罰款$2,000港元。
雖然公司秘書的職責眾多，除了確保企業行政合規合法，大致職務如下： 1. 設立新公司； 2. 維護股東名冊等法定文件； 3. 準備及呈報周年報表等； 4. 協助董事會執行決策（如董事任免等）； 5. 組織及安排董事會或年度股東大會； 6. 辦理股份相關事宜（股本變動、融資、股份轉讓、重組、發股、分紅、回購等）； 7. 協助完成收購和出售交易； 8. 制定公司法定帳目記錄； 9. 與監管機構、律師和審計等單位溝通等。
作為公司秘書，經常按時要向公司註冊處遞交相關文件，下列就舉出一些常見的相關文件： 1. 表格編號：NAR1 – 周年申報表 在公司成立的相應時間內，公司秘書有責任主動向公司註冊處遞交周年申報表，以填報公司的基本資料，以及有關董事、股東和公司秘書的個人資料。越早向公司註冊處遞交周年申報表，其登記費用亦會越便宜。 2. 表格編號：ND2A – 更改公司秘書及董事通知書 (委任╱停任) 使用此表格對公司秘書作出任何委任或停任，但必須在委任或停任的15日內遞交通知。除了公司秘書，你亦可以以此表格委任或停任董事職務，並無其他收費。 3. 表格編號：ND2B – 更改公司秘書及董事詳情通知書 簡而言之，此表格就是通知處方任何有關公司秘書及董事的詳情更改，包括他們的身份變改，可能由公司秘書轉為董事，由董事...
如公司秘書屬自然人，則必須通常居於香港或法人團體即秘書公司出任公司法定秘書，其註冊辦事處或主要辦事處必須在香港。 根據現時法例《打擊洗錢條例》，如委託秘書公司出任公司秘書職務，該秘書公司即服務提供者須向公司註冊處申請《香港信託及公司服務提供者》牌照，方可在香港提供信託或公司服務的業務。 股東是持有有限公司股份的個人或法人團體，既可是香港居民或海外人士；更經常同時擔當董事或秘書一職。 股東持股的比例是擁有公司部分業務，因此他們可以在經營公司方面有發言權。 股東的責任是有限的，因為公司的債務是公司本身的責任，因此股東僅對他們為股份支付承擔責任。 他們將能夠對某些事情決定進行投票，例如：董事的委任、決定授予董事多少權力，設定董事薪酬等等。
2023年6月5日 · 公司秘書（Company Secretary，可簡稱Com Sec）是法定職位，在香港成立的有限公司都必須按《公司條例》要求委任一名公司秘書，此職位直接隸屬於公司而非老闆，並擔任公司與政府機構之間的溝通橋樑，亦要具備法規和法律知識，監察企業管治，確保公司
