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2020年7月29日 · 因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統，所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法 ，套用在公司的郵件系統上。 多年前，我曾經用 Outlook 電腦端軟體（當年是用 Outlook 2010 ），實際測試過一套工作流程：「 Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。 不過現在新版的 Outlook ，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。 所以今天這篇文章，就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。 如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的 Outlook ：
2016年12月3日 · 1. 提到對方的名字： 我喜歡在郵件標題提到對方的名字，你不一定要這樣做，因為寄信給對方當然就是要給他看啊！ 但現在太多廣告信與群體信，我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法，可以增加對方開信率。 2. 寫上自己公司名稱： 雖然郵件列表中會有寄件者，但看到Esor這個人，不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司，因此還是應該註明自己的公司，這可以表明自己來信的立場，並且讓對方感覺是正式的來信，這是建立信任感的第一步，同樣的我覺得也可以增加對方開信率。 3. 開門見山一句「動作句」說明來意：
2018年1月13日 · 1. 家庭記帳. 我發現現在當我需要紀錄流水帳時，很難有記帳 App 可以打動我，因為我自己設計的「記帳 Google 表單」更好用！ 例如去年小孩誕生、開始開車，有很多新的開銷，又想要開始紀錄流水帳來追蹤統計。 我就和老婆一起設計了 Google 表單，開始記帳，這樣一來帳本格式可以由我自己設計，並且還能「多人一起記帳」。 我在「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」這篇文章分享了如何設計的流程。 在「 我的家庭記帳方案：實作 Google 雲端記帳一個月心得 」這篇文章分享了一段時間後我的經驗心得。 歡迎大家參考。 2. 出國旅行分帳拆帳. 後來，我把上述的記帳案例延伸，用到我和朋友一起出國旅行的需求上。
2017年3月7日 · 我們面臨著一個資料與資訊量都非常龐大的工作環境，面對爆炸的數位資料，應該如何整理才好呢？ 幸運的是，我們也身處一個數位科技持續發展的時代，在這樣的時代裡，有更好的數位工具，可以幫助我們用「 不一樣的思維 」完成有效的 數位資料整理 。 這篇文章，我想從自己的經驗出發，提供五個整理思考角度和具體作法。 我自己的工作經驗是需要大量的文件整理、靈感整理、素材整理與經驗整理，所以下面的整理方法，也會和我的工作方式息息相關。 1. 一物沒有定位： 一個素材與想法，對我來說有可能用在 A 設計上，也有可能用到 B 文章中。 一份文件可以被 A 專案使用，也可能被 B 專案使用。 我的經驗是一個資料常常有很多用途，但是資料夾分類強迫資料只能出現在一個位置上，這就不太符合我的實際使用經驗。
2018年4月15日 · 步驟一：過濾出超過一個月沒有動作的郵件. 只是這時候很多朋友跟我說會遇到一個問題，那就是： 如果我們之前沒有這樣的清空收件匣習慣，現在收件匣裡已經累積了大量的郵件清單，橫跨好幾頁、數千封，這時候要怎麼辦呢？ 以我自己當初第一次整理 Gmail 時為例，我的方法如下。 首先，我利用 Gmail 的搜尋功能，過濾出「超過一個月都沒有回應的郵件」，語法是： after:2001/1/1 before:2018/3/15. 也就是搜尋出從 2001 年開始，到 2018 年 3 月 15 日的所有郵件。 在我的概念裡，什麼是「超過一個月都沒有回應的郵件」呢？ 也就是已經處理完的，或是相對不重要的，或是現在不需要處理的郵件。 所以才會在一個月內都沒有任何後續的回信。
2013年5月30日 · Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法. 作者： Esor Huang 5月 30, 2013. 雖然我常推薦如何手動建立 常態郵件過濾封存條件 ，如何手動執行 清空收件匣方法 ，來增加電子郵件處理效率，但或許有些朋友就是沒有時間自己手動整理，也不一定 ...
2017年7月7日 · 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。
