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2020年7月29日 · 因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統,所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法 ,套用在公司的郵件系統上。 多年前,我曾經用 Outlook 電腦端軟體(當年是用 Outlook 2010 ),實際測試過一套工作流程:「 Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。 不過現在新版的 Outlook ,基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。 所以今天這篇文章,就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端,分享幾個關鍵的郵件整理功能,提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。 如果你是使用個人帳號,或是使用公司帳號,可以分別從下面的網址,登入網頁版的 Outlook :
2018年4月15日 · 步驟一:過濾出超過一個月沒有動作的郵件. 只是這時候很多朋友跟我說會遇到一個問題,那就是: 如果我們之前沒有這樣的清空收件匣習慣,現在收件匣裡已經累積了大量的郵件清單,橫跨好幾頁、數千封,這時候要怎麼辦呢? 以我自己當初第一次整理 Gmail 時為例,我的方法如下。 首先,我利用 Gmail 的搜尋功能,過濾出「超過一個月都沒有回應的郵件」,語法是: after:2001/1/1 before:2018/3/15. 也就是搜尋出從 2001 年開始,到 2018 年 3 月 15 日的所有郵件。 在我的概念裡,什麼是「超過一個月都沒有回應的郵件」呢? 也就是已經處理完的,或是相對不重要的,或是現在不需要處理的郵件。 所以才會在一個月內都沒有任何後續的回信。
2016年12月3日 · 1. 提到對方的名字: 我喜歡在郵件標題提到對方的名字,你不一定要這樣做,因為寄信給對方當然就是要給他看啊! 但現在太多廣告信與群體信,我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法,可以增加對方開信率。 2. 寫上自己公司名稱: 雖然郵件列表中會有寄件者,但看到Esor這個人,不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司,因此還是應該註明自己的公司,這可以表明自己來信的立場,並且讓對方感覺是正式的來信,這是建立信任感的第一步,同樣的我覺得也可以增加對方開信率。 3. 開門見山一句「動作句」說明來意:
2013年5月30日 · Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法. 作者: Esor Huang 5月 30, 2013. 雖然我常推薦如何手動建立 常態郵件過濾封存條件 ,如何手動執行 清空收件匣方法 ,來增加電子郵件處理效率,但或許有些朋友就是沒有時間自己手動整理,也不一定 ...
2021年9月2日 · Watch on. Gmail 快速處理法: 01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件. 雜亂的電子郵件信箱,除了帶給我們壓力外,也會「增加」許多額外的工作時間,例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等,這些小動作時間累積在一起,很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。 所以要打造 Gmail 高效率工作流程(或者所有郵件系統也一樣)的第一步驟,就是: 不需要處理的郵件,不要留在收件匣,讓收件匣變成待辦清單,只出現真正要處理的郵件。 但是這些郵件也不能刪掉,因為之後需要追蹤或查資料,所以最好的辦法就是「封存」。
2018年1月13日 · 1. 家庭記帳. 我發現現在當我需要紀錄流水帳時,很難有記帳 App 可以打動我,因為我自己設計的「記帳 Google 表單」更好用! 例如去年小孩誕生、開始開車,有很多新的開銷,又想要開始紀錄流水帳來追蹤統計。 我就和老婆一起設計了 Google 表單,開始記帳,這樣一來帳本格式可以由我自己設計,並且還能「多人一起記帳」。 我在「 Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用 」這篇文章分享了如何設計的流程。 在「 我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得 」這篇文章分享了一段時間後我的經驗心得。 歡迎大家參考。 2. 出國旅行分帳拆帳. 後來,我把上述的記帳案例延伸,用到我和朋友一起出國旅行的需求上。
2017年7月7日 · 要一次製作數十張包裹寄送名條(或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信),不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料,花掉許多時間,而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候,我們已經有客戶通訊名單的資料庫,只是要把每一個不同客戶的資料,客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容,那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ,而是: 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中,長久以來就內建了這個「合併列印」功能,非常的強大好用,幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」,又能「 增加做這些瑣事的正確率 」,是文書工作者一定要學會的功能。