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如何制定會議計劃?
每個會議都需要一個定制的議程嗎?
如何使用會議議程範本?
如何確定會議的目標?
每次會議都需要一個議程，以確保其富有成效和效率。 會議議程將提供以下好處： 明確會議的目的和目標，並有助於保持討論的重點和正確性。管理會議時間和節奏，確保沒有無意義的爭論，並儘可能節省時間。
- 例行回報會議>>>作為專案追蹤、待辦事項紀錄
- 資訊分享會議>>>知識、經驗的儲存、傳承
- 解決問題會議>>>擬定下一步計劃的參考依據
- 創意發想會議>>>知識、經驗的儲存、傳承
若以部門例行會議而言，會議紀錄的重點在於使「資訊同步」，減少各部門本位主義的狀況，也追蹤前一次的任務分派是否完成，以及是否有需要討論的地方。 會議紀錄的方式，不一定是交由一人紀錄，可以透過「文件共同編輯」的方式，讓部門自行填寫工作進度、下次會前的待辦任務，最後在時效內交由主管確認。
此會議偏向單向資訊傳達，我們以線上教育訓練會議為例。 在會議前我們可以提前將會議會用到的簡報，分享給參與會議的成員，請他們先看過並預先列出問題。在進行會議記錄時，把常出現的問題記錄下來，作為下次訓練的提醒事項。 同時，也要紀錄此次教育訓練時，使用設備、訓練方式、說詞需要優化的部分，並備著優化方式。未來要在進行類似的教育訓練時，便可以快速參考前一次經驗。
若這個問題需透過會議討論來解決，想必一定不是那麼容易能找到解方。因此，在會議開始前，就應該提供資訊給參與的成員，讓大家能先搜尋資料、思考辦法，而非在會議中才開始進行初次思考。 這時會議紀錄的重點便會擺在事前問題資訊提供、討論後的解方、執行人。若沒有一個決議，可以先列出此次討論可能的解決辦法、無法找出解決辦法的原因、下次討論的時間資訊。讓會議紀錄，可以成為後續行動的依據。
創意發想會議，不一定是要一個結果，而是藉由討論激發更多的想法、創意。要一一記錄會許會十分困難，而且事後回顧不一定能明白其邏輯。 這邊推薦兩種方式，一種是在所有討論後，記錄認為後續有執行可能的想法、或是待討論的想法，另一種是可以使用心智圖，簡單地用關鍵字，描繪在發想的想法，讓邏輯更清晰明瞭。
2020年12月12日 · 一、搞清楚開會的目的. 思考check. R溝通協調－為了資源或優先順序、執行進度協調. R拍板決策－為了共同制定決策. R方案取得－為了腦力激盪有更多方案. R現況與分工－為了說明專案概況或進度以利其他單位協助. R公告布達－為了布達或說明事項或政策. 行動check. R跟主辦會議主管確認會議目的. R會議邀請函必須寫上此次會議目的（需加上議程/參與人員） 二、會議流程/議程怎麼安排？ 議程十分重要，通常開會目的決定了，議程也就決定了，所以議程是根據目的展開說明或討論的項目，而議程決定了，才能思考跟確認下一步－誰要來開會？ 議程就是在會議場合中安排哪些事項要進行 說明/報告、討論決策、內容產出，而誰來負責這個項目。 思考check. R依據目的要先說明甚麼讓與會人清楚？
如何制定有效的會議議程. by 蘇珊M.希思菲爾德. 你的準備決定你是否會達到你想要的結果. 會議議程是參與者希望在會議上完成的項目清單。. 議程應提前幾天提前24小時分發給與會者，以便與會者有機會為會議做準備。. 結合 會議 記錄 ，參加者在會議後收到的 ...
- 確認你的會議目標，才不會白費功夫。為什麼很多會議讓人覺得根本沒必要開？沒錯，其實很多會議根本缺乏明確的目的，所以大家花了時間卻沒有得出結論。
- 正確設定議程，讓會議準時結束。開會必須先準備議程，但是大部分的議程是只列出報告順序而已，其實一份完整的議程應該包含以下元素：優先事項：絕對必須涵蓋哪些內容？
- 邀請對的人與會，並分配任務。與會的人不發言、不參與，是浪費時間的重要原因之一。許多公司都有一個壞習慣，就是在會議邀請時，喜歡一口氣邀請很多人，即使他們其實沒有必要參加。
- 預先準備會議資料，督促與會者事先閱讀。很多時候，與會者往往是會議開始之後，才開始閱讀資料，非常浪費時間。會議規劃者應該事先準備開會資料，分派給與會者，並請大家預先閱讀，確保每個人都清楚知道會議討論的事項、自己的角色。
第一步：制定會議的願景. 每個活動都以願景開始，但您需要將您的願景轉化為文字和數字，以便衡量成本並做出明智的規劃決策。 首先，你需要從基礎知識開始，比如誰，什麼，什麼時候，什麼地方，為什麼。 閱讀更多： 活動策劃101：起草重要細節. 第2步：創建業務計劃. 除非您的會議由資助或組織提供資金，否則您將需要確定 您的資金來自哪里 以及它的用途。 這個等式的第一部分，即收入，應該在計劃過程的早期進行計算。 現在，為了給會議定價，您需要了解您計劃提供給與會者的內容。 您的行程和演講者陣容將成為潛在註冊人的賣點。 第3步：比較場地和服務. 當您對會議何時舉行以及想要參加多少人有更具體的想法後，您就可以開始購買合適的場地。 請記住，您的場地選擇也將決定您的餐飲和音頻/視頻費用。
如何規劃會議日程？. 除其他事務以外，您的會議日程應如同一份會議計劃表，協助您讓活動如期、順利進行。. 藉助我們的會議日程範本，您可以建立自訂欄位，用以表示講者進行簡報所在房間的位置，簡報進行的時間，講者可能的技術需求，以及協助他們設定 ...
