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對於參展商來說，參展前的準備無疑是最重要的，我們在之前的文章已經提供大家許多建議，這次為大家整理一些去海外展必備的 『參展準備清單』 ，由於去國外不如在台灣方便，面臨交通、語言等等問題，如果在事前沒有必備好參展必備用品的話，可能到當地要購買會較為困難，因此在展前做好參展用品的Checking List是非常重要的！ 就讓小編跟同事跟大家分享，以我們的帶團出展多年的經驗，到底有什麼必要的 參展準備清單 吧！ (P.s 裡面有些內容，在國內參展的廠商也通用喔～) 一、參展必備文件： (1) 攤位搭建設計圖 (平面OR 3D) (2) 攤位額外配備增租 / 電力增租 / 網路設備需求等表格. (3) 參展證. (4) 通訊錄 (包含現場人員、貨運公司、大會聯繫窗口、攤位搭建商等)
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「策展」最廣泛的概念是指：策展者針對特定主題蒐集、篩選、整理和組織資料，再呈現給大眾。 策展的目的是要傳達一個理念或觀點；而有計劃的策展者會在過程中蒐集觀眾的回饋意見，作為未來策展的參考。 事實上，「策展」這個詞彙在英文有兩個意思： 一個是專指藝術領域的「藝術策展」（Curating），另一個是涵蓋領域更廣泛的「內容策展」（Content Curation）。 一般來說，「藝術策展」在實際執行層面上，不僅包括對於作品的收藏、保存與研究，也要針對眾多的藝術作品進行挑選、安排與詮釋。 藝術策展人需要思考不同作品之間的關係，形成一個新理論或觀點，並透過展覽呈現。 「內容策展」則是指在媒體、編輯、行銷等藝術等特定的領域，由內容策展人針對龐大的資訊進行彙整的過程。 通常主要的意圖還會是透過挑選、組織、...
一、概念發想與提案
提出構想並且具體化，是策劃各種類型展覽的首要任務。 策展的成敗和第一步「概念發想」有很大的關係。 也就是說：策展的第一步要先確認展覽想要傳達什麼理念、觀念。 成功的展覽會呼應社會當下的需求。 因此，提出與全球趨勢、社會當下氛圍密切關聯的概念，會更容易引起大眾的共鳴。 在發想概念時，可以思考以下幾個問題： 1. 目標群眾（Target Audience）是誰？ 2. 想要傳達什麼理念？ 3. 這個理念跟現代社會之間有什麼連結？ 4. 對現代社會有什麼影響？ 確定主題以後，再將概念梳理成一份具體的提案，內容需包含展覽目標設定、時程、展覽地點評估、要展示哪些東西…等，將抽象概念形塑出一個可以想像的初步樣貌。
二、預算規劃
在提案或策展規劃的前期，相當重要、可能影響整個展覽成功與否的關鍵在於預算規劃。 預算規劃的目的是要評估你有多少資金可以運用、以及如何將這些經費最大化。 對於策展公司來說，展覽是否能達到收支平衡，更關乎一間公司的營運、永續性。 最常見的預算通常都花費在以下幾個面向： 1. 場地 展覽舉辦地點會影響展覽帶給觀眾的印象、會場能容納多少人等。 2. 行銷 應該安排一定的預算讓更多人知道展覽資訊。不同展覽性質有不同行銷策略考量，比如貿易博覽會應同時考量如何吸引一般觀眾，也需要說服品牌商家來參展。 3. 展場設計、技術 展場內裝帶來的視覺效果會影響觀眾對於展覽的看法，因此也需要下功夫在內裝設計、規劃使用哪些技術。 4. 茶水費 如果展覽有供餐或提供茶水，所需花費也需要在規劃前期列入考量。 5. 特別嘉賓 有些展覽性質可能會需要邀請業界專家來演講，雖然可作為行銷賣點，但也會增加展覽整體支出。 6. 物流、後勤人力 大型活動會需要物品和人員流動上的管理，按流程分配、掌控每個時間點該出現的人事物。
三、擬訂行銷推廣計畫
成功的展覽背後必定有成功的行銷策略，甚至有數據指出，行銷佔總預算的比例可以高達 17%（六分之一）。 花費如此高比例的預算在行銷，目的是希望能吸引大量的人來看展，而且行銷花費應有精準的規劃，例如依目標受眾而選擇特定的行銷管道，才能將有限的經費發揮最高的價值。 如果是聚集特定產業領域的大型商業型展覽，行銷計畫必須有兩種不同考量： 1. 如何吸引來看展的一般民眾：展覽能為他們帶來什麼好處？ 2. 如何說服品牌或商家參展：此展覽預計會吸引到什麼樣的受眾、預估人潮？對品牌與商家有什麼幫助？ 在擬訂商業型展覽的行銷策略時，若能將以上兩方需求結合在一起（展覽吸引到的受眾，有機會購買品牌商家的商品或服務），這個展覽就有很大的機會能成功。
不同展覽類型的策展重點也各不相同，常見的四大展覽類型有： 1. 藝術型 (Art exhibition) 2. 知識、轉譯型 (Interpretive exhibition) 3. 商業型 (Commercial exhibition) 4. 數位型 (Digitalized exhibition)
數位展覽要成功，首先得挑選一個穩定的線上平台，EventX是來自香港的新創軟體公司，專門提供一站式線上活動管理軟體，相當適合第一次辦數位展覽的主辦方。 與市面上常見的視訊軟體不一樣的是 - EventX 更強調互動性，不僅有 3D 虛擬大廳、私人會議空間之外，元宇宙的小遊戲更增加活動趣味性! 而一站式的活動平台，將報名註冊、簽到、販售票務等功能串連一起，簡化您的作業時間。虛擬空間的利用，也增加贊助商曝光的機會，為您的活動帶來更大收益。此外，EventX 獨家開發的 Attenndee Generation 資料庫服務，能協助企業精準鎖定目標客戶，讓活動消息、新產品、新服務快速傳遞給潛在客戶，讓您的展覽能夠獲得最大機會的曝光。 2020 年台灣的大型美容展、2022 年台北國際電腦展和 202...
- 評估參展效益。首先第一個要思考的，就是公司參展的目的到底是什麼。是希望可以認識到更多企業客戶？找到更多合作伙伴？還是加強對一般消費者的曝光？先確定參展目的，篩選適合的展會，才能進一步評估效益，或是思考有沒有能達到同樣目的、又更省錢省力的方法。
- 確認選位方法及時程。完成展會報名之後，我認為最重要、最不可錯過的一個時間點就是——選位！攤位的位置，是影響展出效益的重大關鍵。通常選擇位置的順位，會依過去參展次數、報名攤位數、報名順序等作為排序基準。
- 攤位設計與裝潢。在報名時，攤位類型通常有淨地攤、標準攤兩種可以選擇。淨地攤就是攤位上什麼都沒有，參展商可以用木作工程等方式，呈現具企業風格特色的整體裝潢。
- 提早進場確認。在展會前幾天，通常會讓裝潢商及參展商提早進場準備。建議大家一定要提早進去看攤位的狀況！尤其是第一次參展，常常會有意想不到的小問題要處理。舉例來說，我在第一次參展時，一到攤位就驚覺不對勁，整個好暗啊！
- 確定參展目的。對於參展行銷來說，在展前行銷的過程中，我們要做的第一件事情，就是確認我們此次參加展覽會的目的為何，根據目的不同，會影響我們後續在展中的規畫，以及展後需要檢視的指標，因此，小編認為這個步驟是在展前行銷計劃裡最最最重要的一個步驟！
- 選擇適合展覽。確認參展目的後，我們就要選擇一檔適合自己的展覽會，這在小編之前的文章已經提過，這邊就不多做著墨了，詳細內容可前往 展覽行銷 – 挑選適合展覽會的四個步驟 瀏覽。
- 訂定參展計畫。參展計畫主要包含預算的編列和人員的訓練。除此之外，展品的選擇也會隨著參展目的的不同而有所調整。在展場要使用的型錄和贈品，一般也會在開展前兩個月完成準備，才能趕得及派上用場。
- 訂定參展目標。要注意，這邊的參展目標，其實和前面的參展目的略有不同。前面的參展目的屬於整體戰略，廠商想藉由參展這項活動，達到何種效果。正如前面提到，是找到合作夥伴、增加品牌知名度、測試產品或市場，以及吸取產業趨勢。
- 行前會準備事項與步驟：1.發會議通知信（給站展名單中的人）2.準備Preshow training簡報（PowerPoint）3.準備工作人員手冊（Staff Handbook）
- 發佈Preshow Training會議通知的注意事項：Outlook寄發會議通知信時，內文中要寫事情原由，告知是XX展覽活動的行前會，目的是讓所有的站展人員了解這場活動的相關資訊，以及各套展品是在做甚麼、主打什麼展品、客戶詢問問題時怎麼應對等。
- 行前會之會議通知信裡必備的訊息有哪些？1.會議主題：XXXX展覽行前會2.會議目的：了解活動資訊與注意事項、各套動態展品介紹、新產品Highlight。
- 行前會簡報內容怎麼寫：簡報內容以你（承辦人）於會議當天要跟所有站展人員溝通的訊息為主，包含：展覽時間地點、我們的攤位位置、競爭對手在哪、攤位樣貌、展品擺放位置與動線、集合時間地點、穿著（Dress code）、展了什麼、文宣品與贈品準備了哪些、文宣品與贈品根據不同用途怎麼送、Leads蒐集時要注意什麼事.......
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2023年7月1日 · 國際展覽參展必備準備清單完整指南. 1 7 月, 2023 參展攻略. 參展攻略 超實用！ 展覽小白到達人！ 國際展覽參展必備準備清單完整指南. Facebook Line WhatsApp WeChat Copy Link 分享. 公司首次參展，我們對於準備工作感到困惑，不確定該從哪裡著手，以確保展覽期間一切順利無憂。 為了協助大家，我們整理了以下表格，內容包含了參展期間需要準備的所有事項，希望能提供一些指引，讓你從展覽小白變達人！ 延伸閱讀： 沒想到越南機場接送安排這麼容易！ 越南機場接送自助安排指南. 【越南住宿】Capri Hotel，離SECC展覽館步行2分鐘，居然有廚房！ 【韓國參展交通】韓國首爾仁川機場至飯店如何搭車及買票? 海外參展攻略，看這篇就夠了.
2022年3月11日 · 1. 做足事前宣傳. 如果事前沒有人知道你會去出現在某個展場和商展就太可惜了，事前運用你的電子報、社群媒體宣傳你會在哪天出現，甚至，你可以進一步鼓勵對你們有興趣的潛在客戶，預約當天在展場會面 demo 的時間。 面對面將會大幅提升你的訂單成交率！ 2. 放大與聚焦攤位設計重點，吸引對的人. 如果參與商業展場獲大會，比起將所有產品資訊和規格貼在攤位牆上，不如讓攤位設計顯得簡潔、極度搶眼，並適時呈現重點。 剩下的交給團隊夥伴與文宣來完成介紹產品的任務。 (圖/ U-Start 10週年成果暨頒獎典禮 By ACCUPAI ) 3. 運用多媒體素材吸引視線. 人們逛展時通常就像在瀏覽社群貼文串一樣走馬看花、快速看過，因此不妨多使用投影、影片、產品當場操作演示來吸引參展者的目光。
