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2020年7月29日 · 因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統，所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法 ，套用在公司的郵件系統上。 多年前，我曾經用 Outlook 電腦端軟體（當年是用 Outlook 2010 ），實際測試過一套工作流程：「 Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。 不過現在新版的 Outlook ，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。 所以今天這篇文章，就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。 如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的 Outlook ：
- 郵件有 2+1 種型態，第3種型態不要花時間處理
- 如何處理單純答覆溝通狀態？
- 如何處理任務到專案狀態？
「單純答覆溝通狀態」：有些郵件就是需要答覆而已，或是還在進行初期溝通的階段。「任務到專案狀態」：有些郵件開始變成我需要去執行的任務，甚至變成專案流程的一部分。講座邀請的信而我要思考要不要答應需要我回傳講師資料的信讀者詢問問題的來信客戶詢問問題而我需要請示主管的信客戶要訂購我們公司某些產品的信，而我必須處理訂購流程同樣也是課程邀請信，但已經確認邀請，所以我必須開始跟對方討論與設計課程大綱產品設計過程的各種往來信件，包含產品時程、任務確認、產品細節討論2016年12月3日 · 1. 提到對方的名字： 我喜歡在郵件標題提到對方的名字，你不一定要這樣做，因為寄信給對方當然就是要給他看啊！ 但現在太多廣告信與群體信，我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法，可以增加對方開信率。 2. 寫上自己公司名稱： 雖然郵件列表中會有寄件者，但看到Esor這個人，不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司，因此還是應該註明自己的公司，這可以表明自己來信的立場，並且讓對方感覺是正式的來信，這是建立信任感的第一步，同樣的我覺得也可以增加對方開信率。 3. 開門見山一句「動作句」說明來意：
2018年4月15日 · 步驟一：過濾出超過一個月沒有動作的郵件. 只是這時候很多朋友跟我說會遇到一個問題，那就是： 如果我們之前沒有這樣的清空收件匣習慣，現在收件匣裡已經累積了大量的郵件清單，橫跨好幾頁、數千封，這時候要怎麼辦呢？ 以我自己當初第一次整理 Gmail 時為例，我的方法如下。 首先，我利用 Gmail 的搜尋功能，過濾出「超過一個月都沒有回應的郵件」，語法是： after:2001/1/1 before:2018/3/15. 也就是搜尋出從 2001 年開始，到 2018 年 3 月 15 日的所有郵件。 在我的概念裡，什麼是「超過一個月都沒有回應的郵件」呢？ 也就是已經處理完的，或是相對不重要的，或是現在不需要處理的郵件。 所以才會在一個月內都沒有任何後續的回信。
2021年9月2日 · Watch on. Gmail 快速處理法： 01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件. 雜亂的電子郵件信箱，除了帶給我們壓力外，也會「增加」許多額外的工作時間，例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等，這些小動作時間累積在一起，很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。 所以要打造 Gmail 高效率工作流程（或者所有郵件系統也一樣）的第一步驟，就是： 不需要處理的郵件，不要留在收件匣，讓收件匣變成待辦清單，只出現真正要處理的郵件。 但是這些郵件也不能刪掉，因為之後需要追蹤或查資料，所以最好的辦法就是「封存」。
2017年7月7日 · 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。
2017年3月4日 · 這個功能對我來說有一個很實際的用途，我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況，這時候我可以利用上述技巧，設定好郵件草稿範本，填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容，就能一次大量寄送客製化郵件，節省許多時間。 這就是辦公室常常需要的技巧，最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章，歡迎參考： 快速建立大量行事曆行程技巧：把 Excel 表格匯入 Google日曆. Google 日曆列印成紙本行事曆、匯出 Excel 月曆的三種方法. 想研究更多 Google 辦公室技巧的朋友， 還可報名我的「 Google 雲端辦公室課程 」學習更多方法 。 2017/3/13 最新教學： 免費每天100封！ Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載. 1.
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