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2020年7月29日 · 01. 指定時間稍後處理郵件： 首先，我的第一個常用功能，就是把郵件[延遲]處理。 例如： 下週會議才要使用的郵件。 兩週後才要開始處理的任務。 次要的，之後有空再處理的。 我就會利用[延遲]，把郵件延後到指定的時間。 這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。 Gmail 的對應功能為：「 改變 Gmail 預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾 」，非常有幫助的功能。 02. 封存處理完成、不需要處理的郵件： 有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。 有些郵件是已經處理完成了。 這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。 這時候，就要把這些郵件[封存]起來。
2016年12月3日 · 學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則. 作者： Esor Huang 12月 03, 2016. 在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件，還是商務工作上必備的技巧。. 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如 ...
2017年3月4日 · 首先，在 Gmail 或 Google Inbox 建立一封郵件「草稿」，如下圖所示，然後 在想要客製化內容的部分 ，使用特殊語法： <<特殊欄位名稱>> 來替換。 如下圖中，我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容，我都用「特殊語法」準備等等自動替換。 我可以像一般編輯郵件那樣（如下圖），設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小，之後替換內容時也會換上這些格式。 2. 建立 Google 試算表的客製化欄位. 接著建立一份新的 Google 試算表，第一個欄位可以輸入「 Email Address （就是收寄人的信箱地址）」，接著其他欄位，請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名，大家可以對照我的前後圖片。
2021年9月2日 · 01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件. 雜亂的電子郵件信箱，除了帶給我們壓力外，也會「增加」許多額外的工作時間，例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等，這些小動作時間累積在一起，很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。 所以要打造 Gmail 高效率工作流程（或者所有郵件系統也一樣）的第一步驟，就是： 不需要處理的郵件，不要留在收件匣，讓收件匣變成待辦清單，只出現真正要處理的郵件。 但是這些郵件也不能刪掉，因為之後需要追蹤或查資料，所以最好的辦法就是「封存」。 所有「不需要處理」的郵件，按下「封存」，他們就會離開收件匣 ，但沒有刪掉，而是存在 Gmail 的倉庫（所有郵件）當中，以後真的需要回看時還能搜尋找到。 至於什麼是不需要處理的郵件呢？
2018年4月15日 · 其實邏輯很簡單。 原本東西很雜亂、沒有定位、要與不要的混在一起，如果每次整理一點，那整個環境還是混亂的狀態，所以每次有新的東西進來，就會繼續累積混亂，導致怎麼整理還是會愈來愈亂。 但如果可以一次把所有東西整理到位、一次把不要的東西清空，那麼接下來有任何新的東西進來，就只要把新的東西「歸位」即可。 因為變成這樣簡單的動作，所以要回到混亂反而很難。 在家事上要做到那樣的一次性整理與清空，其實也還是有難度。 但如果對象是我們的郵件，就會變得非常簡單。 （如果你對我的家居收納整理技巧有興趣，歡迎參考： Evernote 家居收納整理方法一年後心得 ） 以下影片是我後來補充錄製的，有興趣的朋友，可以從影片看看實際的清空收件匣操作步驟。 我如何活用 Gmail 功能，完成每天清空收件匣？
2017年8月19日 · 1.識別郵件標題. 這類釣魚詐騙郵件類型非常多變，除了那些「最容易辨識的」情色郵件、獵奇郵件（某某熱門檔案下載）、恐嚇郵件（如果不怎樣，就會損失多少金額），這些基本款我們要先有基本認知，郵件內容本身可能就違法的信件他的本質也不會好到哪裡去，更沒必要為了好奇心，去打開可疑的郵件。 但並非釣魚詐騙郵件只有獵奇、情色、恐嚇！ 很多更聰明的釣魚郵件會假冒成跟正經的時事有關（例如之前的二代健保繳款說明），或是假裝成跟你的真正工作有關（例如你的某某帳號確認） ，這時候我們就需要更近一步確認。 所以第一步，先從郵件標題，辨識過濾掉獵奇、情色、恐嚇的內容。 接著如果是跟時事、工作有關，而你真的很想看看，那麼就進行下面的步驟。 2.確認寄件者地址. 接著可以確認一下寄件者是誰？
2015年1月12日 · 1. 整理 Gmail 郵件的最佳方法： Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法. 如果你在使用其他電子郵件系統時遇到了郵件雜多凌亂，無法有效找到重要郵件，於是也無法專注在關鍵任務處理的難題，那麼 Gmail 內建的自動分類功能，就是幫我們找出重點郵件。 可是如果你在應用 Gmail 自動分類功能時，覺得他的需求還無法完全滿足你，那麼建議看看我上面提供的那篇文章。 透過這個自動分類，整理 Gmail 不再需要我們自己浪費時間與精力，而收件匣可以保持清爽聚焦，處理重點任務時更加得心應手。 2. 利用 Gmail 工作表排程處理： 如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？ 心得分享.
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