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2022年1月4日 · 在網路上搜尋「商業書信」時,大部分的搜尋結果都是討論「英文書信」,對中文商業書信的寫法卻少有著墨,因此今天整理出 8 點中文商業書信的禮儀及範例供大家參考。
- 「主旨」就要把話講清楚。簡單扼要的信件主旨,除了能幫對方節省時間,還能一看標題就知道你寄信的目的。同時這能有效讓對方在茫忙的信海中,一眼就注意到你的郵件!
- 視彼此交情,調整稱謂與問候。來到信件的內文了。注意!開頭別再 Dear 來 Dear 去了……問候稱謂的選定,要視你與對方的「親密程度」來使用。不熟悉的人,請直接用他的「最高職銜」,再加上簡單問候語「您好」即可;例如:江校長您好、林老師您好。
- 不拖泥帶水,且明確分段。來到內文的第一段,請直接講重點。這樣對方如果很忙,看你第一段文字就知道要不要繼續讀了;記得,優先給對方的訊息,一定是「這封信跟他有什麼關係」,例如:要交代什麼工作、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西。
- 跟「符號」有關的事。正式商業信件中,請盡量少用表情符號、Emoji。表情符號用了並不會讓人覺得你很萌啊,反而會給人不太正經的印象,要記得寫信不是在聊 LINE,主要目的是「溝通重要事物」與「交換資訊」。
1. 寄件人與收件人資訊. 包含寄件人與收件人的姓名、職稱、公司名稱、電子郵件地址等基本資訊。 2. 信件主旨. 在撰寫內文前, 必須先擬定一個讓收件人一目了然的信件主題,例如:「提供報價單」、「預計下週一招開會議」。 3. 信件內容. 商業書信英文在主體內容部分又分成以下幾個重點: 問候語:例如「Dear xxx」、「Hi xxx」 引言:簡單介紹寫這封信的緣由,若是第一次撰寫信件則可以簡單介紹自己或公司。 主體內容:進入信件要討論的主題。 結尾:可寫「Sincerely」或「Best regards」 附件:若有隨信附上的文件或圖檔,也記得一並附上。 商業感謝信英文撰寫範例. 根據前面的商用英文書信格式,這裡提供一封商業感謝信英文撰寫範例讓大家參考:
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- 請在「主旨」就把話講完。簡單扼要的信件主旨,除了能幫對方節省時間,一看標題就知道寄信的目的,還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件;舉一個非常鮮明的例子:求職信。
- 視彼此交情,信件開頭調整稱謂與問候。首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了,問候語的選定可視「親密度」來使用(而且 Dear 其實有點「老套」了),可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可,例如:江校長您好、林老師您好。
- 寫信時不拖泥帶水,且明確分段,結尾再次提示目的。開頭第一段請先講完重點,對方如果很忙,看第一段就知道這封信跟他有什麼關係,例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西;千萬別寫的落落長,盡量在三段內就講完所有的事,也可以參考推特的字數上限設計,每段盡量不要超過 140 個字,因為寫 E-mail 不是寫文章,真的有很多事要交代,就直接打個電話吧!
- 注意「表情符號」與「標點符號」的使用。正式商業信件盡量少用「表情符號」,表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌,反而會給人不太正經的印象,要記得 E-mail 不是在聊 LINE,主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式;當然如果雙方很熟的話,能視情況用些「~、^^、XD」的表情符號,但拜託別用到這種:ヾ("´∀`")ノ。
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