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- 指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。例如：下週會議才要使用的郵件。兩週後才要開始處理的任務。次要的，之後有空再處理的。
- 封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。
- 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。這時候，可以利用 Outlook 中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。
- 把郵件變成待辦清單工作、行事曆事件：如果這個郵件想要變成行事曆上的行程，或是變成待辦清單上的工作， Outlook 中也有相應的功能可以使用。以 Outlook 網頁端為例，打開右上方的［我的一天］按鈕，會在信箱右方打開行事曆、 To Do 的側邊欄。
- 郵件有 2+1 種型態，第3種型態不要花時間處理
- 如何處理單純答覆溝通狀態？
- 如何處理任務到專案狀態？
「單純答覆溝通狀態」：有些郵件就是需要答覆而已，或是還在進行初期溝通的階段。「任務到專案狀態」：有些郵件開始變成我需要去執行的任務，甚至變成專案流程的一部分。講座邀請的信而我要思考要不要答應需要我回傳講師資料的信讀者詢問問題的來信客戶詢問問題而我需要請示主管的信客戶要訂購我們公司某些產品的信，而我必須處理訂購流程同樣也是課程邀請信，但已經確認邀請，所以我必須開始跟對方討論與設計課程大綱產品設計過程的各種往來信件，包含產品時程、任務確認、產品細節討論- ， 郵件主旨（標題）怎麼寫？郵件的標題可以讓對方快速瞭解這封信的用途，這也決定了對方要不要立即打開這封信。所以寫好標題，不僅讓對方清楚知道你的來意，也可以有效增加對方的開信機率。
- ，開頭第一段怎麼寫？郵件開頭的三個基本原則就是：1.來信者是誰？2.以終為始3.人事時地物清楚說明。我會先把整封郵件的「結論」寫在開頭，簡單描述這則郵件最核心的重點是什麼，如果對方漏掉所有其他內容後，唯一不可以漏掉的「人事時地物細節」是什麼，然後若是第一次來信，就要在開頭「寫上自己的身分」。
- ，條列重點與待辦事項，才是貼心。在郵件中與其寫長篇大論，不如直接整理重點，尤其如果是商務郵件需要交代任務的，更應該在開頭第一段結束後，就把待辦事項直接條列出來。
- ，補充資料也用條列式。如果講完重點或待辦事項後，還有需要補充的資料，也可以用條列式補充在後面，這對對方來說閱讀起來更貼心。＠主旨：[清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座。
2018年11月24日 · 一分鐘免費設計一組專業 Email 簽名檔，Gmail Outlook 皆適用. 作者： Esor Huang 11月 24, 2018. 撰寫電子郵件是商務工作中重要需求，而 放在 Email 最後的簽名檔 ，則可以提供對方與我聯繫、了解我的背景，甚至有時宣傳重要產品的工具。. 如果希望自己的郵件 ...
2021年3月16日 · 公司 Outlook 行事曆同步到 Google 日曆，最簡單免裝軟體方法教學. 作者： Esor Huang 3月 16, 2021. 我習慣使用 Google 日曆管理自己的行程，但公司工作上則有 Outlook 行事曆會公告各個重要會議、活動時間，當然我們會希望把兩個行事曆整合在一起，可以統一查看時間表，以防漏掉重要的事件。 我之前在電腦玩物有介紹過一款軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 雙向同步 Outlook Google日曆教學：設定簡單的免費開源軟體 」 ，該款免費、開源的軟體，可以設定 Outlook 與 Google 日曆「雙向同步」，不只是整合兩個行事曆，還可以在 Google 日曆修改 Outlook 行程，或反過來做。
2017年2月9日 · Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學. 我就開始著手嘗試利用 微軟 Office Outlook 進行 GTD 精神的時間管理， Outlook 本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的功能，可說 天生就適合做一個時間管理中心 ...
2015年10月17日 · 簡單把 Gmail 變成 Outlook 介面，處理郵件更有效率. 作者： Esor Huang 10月 17, 2015. 相信很多公司裡仍然使用 Outlook 軟體的朋友，都很習慣微軟 Outlook 經典的三欄式介面，可以同時切換信箱分類、快速切換郵件，並同時瀏覽郵件內容，這樣的介面讓我們不需換頁就能處理每一封郵件。 後來 Evernote 這樣的筆記軟體也可以說繼承了這樣的介面。 我自己平常則習慣直接在 Gmail 網頁上處理郵件，也一直習慣著 Gmail 預設的雙欄郵件清單列表的顯示模式，沒有特別思考過這樣是不是更有效率。
